Oppsummering datatapet 19.12.19
Her følger informasjon om hendelsen hos vår underleverandør den 19.12.19 som berørte alle klubbene som var kunder i 2019. Klubber som er tilkommet i 2020 er uberørt av hendelsen, og den 31.01.20 var alle funksjoner tilgjengelig igjen for alle våre eksisterende kunder. Spoortz beklager dypt til alle våre berørte klubber, og deler et dikt som ble sendt oss fra en god kunde som beskriver godt det vi bestemte oss for allerede den 20.12.19:
It’s not that you fall
It’s how you get up again
Denne bloggen skal gi svar på følgende:
- Hva skjedde natt til 20.12.19 og hvorfor?
- Hva er gjort og hva skal gjøres for å unngå denne type utfall i fremtiden?
- Hva er tidsplanen for at klubbene skal få tilgang til alle funksjoner igjen?
- Hva gjør Spoortz og hva må klubben gjøre?
- Hvordan påvirker dette klubben og deres tillitsvalgte, medlemmer og foresatte?
- Hvordan har Spoortz kommunisert med klubbenes kontaktpersoner og media?
Hva skjedde natt til 20.12.19 og hvorfor?
Om IT Avdelingen AS (hosting- og backuppartner)
Spoortz AS har i dag virtuelle servere med tilhørende backup- og infrastruktur tjenester fra IT Avdelingen AS sitt datasenter. De er totalleverandør av IT tjenester til små og store kunder. Selskapet ble etablert januar 2001. Siden 2008 har de hatt eget datasenter, og leverer alle typer skytjenester. Deres kunder spenner vidt fra mindre håndverkerbedrifter til advokatkontorer, helseforetak og kommuner. De er godkjent leverandør til helseforetak og leverer tilpassede tjenester som backup, dedikerte virtuelle servere og ASP-tjenester.
Tekniske detaljer om hendelsen
Slik Spoortz har forstått årsaken til datahavariet var det kort fortalt feilkonfigurasjoner på IT-Avdelingens AS sin VMware-server. Denne feilkonfigurasjonen forårsaket både datatapet og mangelen på mulighet til å hente ut backup av nyere dato.
Databaseserveren til Spoortz var tilordnet tre virtuelle harddisker (VMDK-filer), én systemdisk og to datadisker. Dataene ble på serveren lagret på et diskvolum som bestod av den ene av de to datadiskene. På et tidspunkt ble dette volumet etter klarsignal fra IT-Avdelingen AS utvidet med den ubrukte datadisken, for å øke kapasiteten. Vår driftsleverandør hadde dessverre feilkonfigurert sistnevnte diskfil som independent non-persistent. Dette hadde følgende skjebnesvangre konsekvenser:
- Denne filen var ikke med i de daglige backupene hostingleverandøren foretok av den virtuelle maskinen.
- Pga. innstillingen non-persistent ble alle endringer lagret utenfor denne filen, i en såkalt Redo-Log. Denne blir av VM-ware automatisk slettet ved omstart (som det planlagte strømbruddet medførte), og disken dermed tilbakestilt til sin opprinnelige tilstand.
Ingenting av dette var informasjon som på noe tidspunkt var tilgjengelig eller synlig for oss, og konsekvensene ble først synlige da den virtuelle maskinen ble stanset og startet igjen i forbindelse med den planlagte strømstansen. Tilsvarende strømstans har vært utført flere ganger tidligere gjennom vårt 8-årige kundeforhold med IT-Avdelingen AS. Datavolumet manglet nå den ene lagringsdisken, med datatap som uvegerlig konsekvens, og ingen backup å gjenopprette fra da også leverandørens backup nr. 2 på annen fysisk lokasjon var av eldre dato.
I forbindelse med oppsett av en testserver, tok Spoortz 10. mars 2019 en kopi av databasen. Dette er den nyeste fullstendige versjonen av dataene vi nå besitter, og resten har måttet rekonstrueres fra datafragmenter på den gjenværende disken, uthentede rapporter, logger, dokumenter fra backup som var intakt, filer utviklere har jobbet med siden mars 2019 osv.
Gjenopprettingen av data fra et datasenter med SAN-nettverk og virtuelle servere er teknisk komplekst, og her var IBAS Ontrack involvert allerede fredag 20.12.19. IBAS kjørte en full gjenoppretting i sitt laboratorium på Kongsvinger på den gjenværende disken, men det viste seg dessverre å være kun fragmenter som lot seg hente ut (se detaljer om Ibas Ontrack nedenfor).
Eksperter innleid på data-recovery av IT-Avdelingen AS
Ibas Ontrack har i 40 år vært kjent som det flinkeste fagmiljøet i Norge og Norden på å fjerne og finne data. En global undersøkelse utført for Dell Technologies viser at virksomheter i snitt håndterte 9,7 petabyte med data i 2018. Dette er 569 % mer enn i 2016. I snitt mistet hver virksomhet 2,5 terabyte for alltid i 2018, og verdien av dette tapet er på nesten 8,5 millioner kroner per bedrift. https://www.ibas.com/no/
IT Avdelingen AS fulgte anbefalte rutiner med å raskt stenge ned felles servere, kontakte Ibas som eksperter, og ikke gjøre noen forsøk på å restore på egen hånd. Dessverre var Spoortz sine data en del av de 3% Ibas ikke lykkes med å restore etter datatap.
Hvordan er det mulig å tape data i 2019?
Basert på erfaringer fra Ibas Ontrack har 40% av virksomheter som lagrer data i et virtuelt miljø opplevd minst ett datatap. Kun 1/3 av selskapene var i stand til å rekonstruere 100% av de tapte dataene. Feil på en harddisk/RAID-problemer og slettet virtuelle disker/snapshots skaper 72% av alle datatapssituasjoner i VMware-miljøer, noe som betyr at ingen er fullt ut beskyttet mot tap av data.
Kilde: Ibas Ontrack rapport
Hvorfor har dere ikke tatt ekstra backup?
Sikring av data har vært en tjeneste Spoortz har kjøpt av IT-Avdelingen AS, inkludert bl.a. daglig backup og kopi av backup på ekstern lokasjon som dobbeltsikring. I tillegg til dette hadde vi satt opp times backup på en slik måte at man i løpet av minutter kunne få tilgang til kopi av database på times basis fra de siste døgnene. Med tilsynelatende tilgang på både dags- og timesbackuper, som har vært hentet ut jevnlig de siste 8 årene med godt resultat og med førstnevnte sikret på ekstern lokasjon, ble det fra ledelsens side ikke vurdert nødvendig å bruke ekstra ressurser på øvrige lagringstiltak for vår database og flere 100GB med filer.
I ettertid ser man at den enkle og velfungerende tilgangen til timesbackupen har gitt et feilaktig bilde av backup-situasjonen siste år, da denne har benyttet data på disken som var feilaktig konfigurert. I tillegg har det vist seg at underleverandørens lagring til ekstern lokasjon ikke har fungert slik de skulle i henhold til avtalen.
I forbindelse med gjenopprettingsarbeidet etter hendelsen, har vi satt opp en egen backup til en ekstern server, uavhengig av nåværende driftsleverandør.
Hva er gjort og hva skal gjøres for å unngå denne type utfall i fremtiden?
Det er allerede foretatt tekniske tiltak for å forhindre at det skjer igjen, og en grundig evaluering med tilhørende læringspunkter følger nå i etterkant av rekonstrueringsoppgavene. Et leverandørbytte er nærliggende, men det i seg selv er ikke nok for å unngå at noe slikt igjen. Vi har i første omgang verifisert og fått bekreftelse på at alt fungerer nå etter at serveren ble satt opp på ny med korrekt konfigurasjon også på ny disk. Vi vurderte det dithen at det på veldig kort sikt var gjenoppretting av data og ikke flytting som var førsteprioritet etter nedetiden og datatapet. Dessuten er det som beskrevet over er nå en ekstern, uavhengig backup satt opp.
Erfaringen er hard og dyrekjøpt, men gjør at dette garantert ikke skjer igjen hos oss.
Hva gjør Spoortz og hva må klubben gjøre?
Vi har siden 20. desember hatt fokus på å rekonstruere viktig data og informere våre kunder løpende om status og bistå dem med det vi kan (se oversikt over utsendte nyhetsmailer siden hendelsen under). Samtidig har vi en konstruktiv dialog med IT-Avdelingen og deres forsikringsselskap om det rettslige, og fikk i uke 5 en bekreftelse på at hendelsen er innenfor det forsikringen deres dekker.
Alle berørte klubber har fått en kontaktperson hos oss. Hver klubbkontakt fikk en epost fra sin tilordnede kontaktperson hos Spoortz 07.01.20, og han/hun vil rekonstruere alt som er mulig og støtte slik at det blir minst mulig arbeid for klubben. Vi har også laget en mal for å kunne utarbeide en plan for hver enkelt klubb inkludert prioritet, hvordan vi bistår og hva klubben må utføre. Klubbene er ulikt berørt, og det er også forskjellig på hva som haster mest hos den enkelte klubb som vi i disse dager får kartlagt i en-til-en-møter. I en klubb kan det være viktig informasjon de ønsker tilbake på hjemmesiden, mens i en annen klubb behøver de hjelp til å opprette fakturaer på nytt for å fullføre purringer der det var utestående man tror det vil være mulig å kreve inn for 2019.
Vi har også etablert og lært opp et “back-office”-team med 9 ressurspersoner som gjør restore-oppgaver pr klubb på oppdrag fra kundekontakten. Dette er eksempelvis oppdatering av hjemmesider, innleggelse av treningstider og andre oppgaver som er lett å utføre uten inngående klubb-kjennskap.
Her er et utsnitt av rekonstruksjonsplan pr klubb:
Hva er tidsplanen for at klubbene skal få tilgang til alle funksjoner igjen?
Vi har relansert ulike moduler etter hvert som de har blitt klare, og den 31.01.20 var alle funksjoner tilbake for alle roller.
1) Arrangementer med kortbetaling – levert 27.12.19
Klubber med aktive arrangement med kortbetaling fikk epost fra support@spoortz.no i romjulen med oversikter og tilbud om å re-etablere arrangementer som haster via Deltager.no. I tillegg kan excellister med alle påmeldte inkl. navn, produkter og beløp sendes ved behov. I januar ble det også opprettet et eget menypunkt for å hente ut alle betalende for arrangement i 2019.
2) Hjemmeside-innhold as-is – levert 02.01.20
Kontaktperson hos Spoortz pr klubb sender mail med detaljer angående rekonstruksjonsarbeidet senest 7. januar, og vi i Spoortz er beredt til å gjøre all innleggelse på vegne av klubben så raskt som mulig i januar av det vi klarer å rekonstruere fra google/bing-buffere og input fra klubben. Klubben kan legge inn nytt innhold fra 2. januar da hjemmesidene ble tilgjengelige med innlogging.
3) Medlemsregister, meldingssentral og arrangementer – levert 08.01.20
Se eget menypunkt «Rekonstruksjon-Gjenopprett medlemmer» til venstre for avvikslisten på personer vi ikke har klart å tilordne som aktivt eller ikke-aktivt i din klubb pr. 18.12.19. Utmeldinger (avviket mellom personer pr. 10.03.19 og som ikke lenger ligger i medlemslisten pr. 18.12.19 pr klubb) blir fjernet som medlem samtidig som release av betalinger i pkt. 6.
Arrangementsløsningen ble åpnet med historiske arrangement registrert før 10.03.19. Arrangementer uten kortbetaling registrert mellom 10.03. og 19.12. er ikke mulig å hente frem, mens arrangement med kortbetaling kan gjenskapes som beskrevet i punkt 1.
4) Aktiviteter – treninger og evt. kamper– levert 08.01.20
Kontaktperson vil legge inn treningstider og importere kamper på nytt i dialog med klubben. Lokasjoner, treningstider, kamper blir tilgjengelig samtidig som medlemsregisteret i pkt. 3.
5) Turneringsadministrasjon– levert 08.01.20
Klubber med turneringer i påmeldingsstatus bes ta kontakt med support@spoortz.no. Nye turneringer kan legges inn, og rollen turneringsansvarlig blir tilgjengelig sammen med pkt. 3.
6) Medlemsbetaling faktura, innmeldingsskjema, utmeldinger og utøverlister pr lag/gruppe – levert 16.01.20
Med denne releasen så er funksjoner knyttet til den daglige driften tilgjengelig, inkludert muligheten for å sende ut nye betalingskrav. Angående utmeldinger så er disse nå fjernet fra lag/grupper og som støttemedlemmer inkl. medlemstype. Alle ligger tilgjengelig under «Inn/utmeldinger-Potensielle utmeldinger» i tilfelle det er noen man ønsker å hente tilbake, og de er merket «fra recovery» og med historikk på gruppetilhørighet.
7) Klubbapp – levert 17.01.20
Klubbappen blir tilgjengelig for innlogging og har alle funksjoner inkl. betalinger av regninger sendt ut etter 16.01.20.
7) Historiske regnskapsrapporter, oppgjør kort&ocr og betalingshistorikk – levert 31.01.20
Se detaljer under i kundekommunikasjonen sendt ut. Med releasen den 31.01.20 er alle funksjoner tilgjengeliggjort. Det gjenstår for en god del klubber fortsatt manuell rekonstruksjon i samarbeid med klubbkontakten etter avtale/møter inklusiv opplastinger av «address_output» for å supplere personinformasjon pr medlem. Vi har nå 9 ekstra ressurser (innleide studenter) oppe i fart i rekonstrueringsoppgaver, og forventer å være i mål i løpet av 2-3 uker med gjenstående hos alle klubber. En annen viktig aksjon for noen klubber vil være å gjenopprette purrelister der det var fakturaer med høyt antall volum utestående (eksempelvis for idretter med oppstart av sesong høst/vinter 2019). Her er det et OBS i kundemailen og i fakturamodulen om at kasserer må ta kontakt med oss for bistand.
Hvordan har Spoortz kommunisert med klubbenes kontaktpersoner og media?
Kundemailer
Ettersom kundemailene fra problemene oppstod 19.12.19 til dd. er sendt via epost til klubbenes kontaktpersoner løpende, har vi valgt å publisere dem her slik at alle kan se historikken. Kundemailene er også lagt inn under nytt punkt under «Gjenoppretting-Oversikt» ved innlogging løpende.
Søndag 22.12.19 kl. 23:10 – Årsak og status vedrørende nedetiden
Kjære kunde,
Du får eposten da du står som kontaktperson i vår kundeoppfølgingsliste. Om det ikke lenger er korrekt ber jeg deg sende eposten videre med meg i kopi slik at jeg kan følge opp rett person.
Som mange allerede har erfart, har Spoortz-løsningen vært utilgjengelig siden torsdag 19.12. kl. 22:00, og er dessverre fortsatt utilgjengelig som driftsmelding på hjemmesiden/admin-siden hos dere og Spoortz Facebookside opplyser om. Vi beklager virkelig dette, og de ulempene det medfører i en hektisk juleinnspurt.
Det ble på torsdag ettermiddag varslet et rutinemessig avbrudd på vår Facebook-side. Avbruddet som var planlagt mellom kl. 22-01 skyldes et varslet strømavbrudd hos Lyse hos vår hosting-leverandør IT-avdelingen AS gjennom 10 år med virtuelle servere med tilhørende backup- og infrastruktur tjenester. Dessverre lykkes de ikke i å restarte Spoortz applikasjon etter strømstansen som ved tidligere strømstans, og vi har de siste døgn jobbet hardt dag & natt i samarbeid med IT-Avdelingen AS i å avdekke årsak og konsekvenser.
Siste oppdatering fra vår hosting-leverandør IT-Avdelingen AS tilsier at den oppståtte situasjonen skyldes en konfigurasjonsfeil hos vår hosting-partner. Feilen har ført til at en disk som ikke er fanget opp av deres daglige backup-rutiner, er blitt overskrevet med gamle data som følge av oppstarten etter strømbruddet natt til fredag. Det er dog muligheter for å gjenskaffe dataene med spesielle verktøy har vi fått bekreftet. Vår hosting-partner har leid inn spesialister som jobber med dette. Vi har mulighet for å starte opp systemet med eldre data, men har valgt å holde det nede for å unngå at det skapes konflikter når man legger tilbake dataene av nyere dato. Per nå, vet vi ikke sikkert hvor mye som kan gjenskapes da dette arbeidet kan ta flere dager.
Vi beklager dypt denne ubeleilige stansen i våre tjenester og vil komme tilbake med mer informasjon om både alvorlighetsgrad, konsekvenser og eventuelle tiltak, så snart vi har fått mer informasjon fra vår hosting-partner.
Det er viktig for oss å presisere at det inntrufne ikke relateres til Spoortz som system. I henhold til god praksis har vi bestilt våre tjenester hos en sertifisert hosting-partner. Nå er det fullt fokus på å få løsningen i drift med korrekte produksjonsdata.
Vi vil oppdatere Facebook med kortfattede meldinger når vi får ny informasjon for å holde brukerne oppdatert om forventet tilgjengelighet av løsningen, og forsøke å svare løpende på kommentarer så godt det lar seg gjøre på et riktig detaljnivå.
Jeg er tilgjengelig på mail og telefon når som helst om dere har spørsmål.
Tirsdag 24.12.19 kl.15:55 – Status vedrørende nedetiden
Kjære kunde,
Her er siste status fra Spoortz vedrørende den beklagelige nedetiden.
Ibas-Ontrack (se detaljer nedenfor), anerkjent som et av de aller beste selskap på datarecovery, gjorde 22.12 stikkprøver på enkelte databasefilers tilstand som ble testet i vår løsning med suksess. Da ble det besluttet å sende fysisk alle relevante datadisker med fly&kurer fra IT-Avdelingen AS (se detaljer under) til IBAS sitt laboratorium i Kongsvinger. Disse ankom i går 23.12 kl. 13.00.
Vi har i dag 24.12 kl. 12.00 mottatt første analyserapport fra Ibas-Ontrack. «Full recovery» er nå bestilt da dette er nødvendig for å kunne gjenskape mest og best mulig data i produksjon før vi gjør løsningen tilgjengelig igjen.
Vi vil gi dere en ny oppdatering 3. juledag. Den vil basere seg på det som blir levert fra Ibas-Ontrack av gjenopprettede data i kombinasjon av det vi selv har av annen backup, logger & rapporter da første analyserapport har gitt et foreløpig svar om at dessverre ikke alle db-filer er tilgjengelig med nyeste dato i backup-versjonen vi har fått fra vår hosting-partner.
Vi har foreløpig fått endelig verifisert at alt av bilder/dokumenter er intakt slik at eksempelvis pdf-oppgjørsrapportene som er regnskapsbilagene til klubben, og kvitteringsdokumenter for arrangementspåmelding pr medlem blir tilgjengelig.
Vi har besluttet å holde løsningen nede til vi får full data-recovery på det som er tilgjengelig, og vil fortsette å jobbe gjennom juledagene i samarbeid med IT-Avdelingen AS og Ibas-Ontrack.
Om det er klubber utover de vi allerede har kontaktet ang. pågående arrangementspåmeldinger som ønsker en midlertidig løsning, så ber vi dere ta kontakt via post@spoortz.no. Medlemmer som betaler utestående giroer sendt ut allerede av dere tas hånd om via ocr-filer i vår bank som under ordinær drift.
Jeg er fortsatt tilgjengelig via email og telefon i juledagene og ny informasjon vil bli sendt dere 3. juledag.
Om Ibas-Ontrack (innleide eksperter på data-recovery)
Ibas Ontrack har i 40 år vært kjent som det flinkeste fagmiljøet i Norge og Norden på å fjerne og finne data. https://www.ibas.com/no/
Om IT-avdelingen AS (vår hostingpartner)
Spoortz AS har i dag virtuelle servere med tilhørende backup- og infrastruktur tjenester fra IT Avdelingen AS sitt datasenter. De er totalleverandør av IT tjenester til små og store kunder. Selskapet ble etablert januar 2001. Siden 2008 har de hatt eget datasenter, og leverer alle typer skytjenester. Våre kunder spenner vidt fra mindre håndverkerbedrifter til advokatkontorer, helseforetak og kommuner. Vi er godkjent leverandør til helseforetak og leverer tilpassede tjenester som backup, dedikerte virtuelle servere og ASP-tjenester.
Til slutt ønsker jeg dere alle en god jul.
Fredag 27.12.19 kl. 22:56 – Hva kan vi rekonstruere og tidsplan
Kjære kunde,
Dette er 3. nyhetsmail som sendes ut til kontaktperson i hver klubb. Detaljer om årsak er beskrevet i mail av 22.12. og den 24.12. var fokus på Ibas og rekonstrueringsarbeidet av deres eksperter.
Vi har nå estimert og ferdigstilt en tidsplan og vil først informere om at hjemmesidene blir gjort tilgjengelig senest kveld 01.01.20. Se detaljer under tidsplan.
Status rekonstruering
Ibas leverte disken som vi fikk tilgang til kl. 14:00 i går 26.12. i sin helhet. Konklusjonen var at de ikke klarte å finne nok nye filer til å gjenskape nyeste versjon pr 19.12. da mange filer kun har vært med i den virtuelle disken som ikke var satt opp til å være med i den daglige backup (og konfigurert med tilbakestilling av data ved restart) hos vår hostingpartner. Siste komplette versjon av alle database-filene er derfor fra 10. mars 2019 kan vi nå konkludere med. Dokumenter (av type pdf oppgjørsrapporter og bilder) er ikke tapt da de var med i daglig backup. Dokumenter pr 19.12.19, rekonstruerte databasefiler fra den intakte disken fra backup v/ Ibas, databasefiler utviklerne våre har jobbet med siden 10. mars av nyere dato, logger, filer fra Nets/bank/Vipps, bufret hjemmeside-innhold Bing/Google er derfor det vi har tilgjengelig for å rekonstruere løsningen. I tillegg vil rapporter/lister pr klubb lagret lokalt bli nyttig på detaljnivå pr klubb, men det er ikke på sistnevnte vi har fokus i første omgang.
Hva kan vi rekonstruere
Spoortz er en løsning med mange moduler som klubbene har tatt i bruk ulike områder. Vi har derfor delt opp innholdet slik at dere lettere skal kunne finne frem til det som er relevant for dere:
Medlemsregister
- Medlemslister på klubbnivå frem til 17. desember 2019 blir tilgjengelig. Personer med mangler som adresse/postadresse vil kompletteres ved onboarding til NIF via NIF-id, mens de som mangler eksempelvis fødselsdato (ikke pga. av datatapet) må kompletteres av klubben/medlem før NIF-onboarding.
- Gruppenivå (ex. håndball-Jenter 12 år) pr 12.09.19 for trenere og utøvere i alle idretter er tilgjengelig. For klubber med idretten fotball har vi også lagstilhørighet pr 14.12.19 (ex. Gutt 12-lag 1) for alle spillere og trenere
- Lister med personer for utmelding og innmelding til behandling (avviket mellom medlemmer pr 10.03. og pr 17.12.) blir tilgjengelig
- Rapporter med duplikater rapportert inn for sammenslåing tas på nytt av support
- Endringer/nye Innmeldingsskjema må settes opp på nytt av Spoortz i samarbeid med dere
- Endringer/nye husstander, foresatte, systemroller mellom 10.03.-19.12 må gjøres på nytt
Betalinger og regnskapsrapporter
- Komplett versjon av regnskapsrapporter på ocr og kort/Vipps pr 19.12 pr. fakturatype i pdf-format
- Komplett versjon av betalende med kort/vipps for arrangement inklusiv beløp, produkter og medlem.
- Komplett versjon av medlemmer som har betalt med kort/vipps ved innmelding og av fakturaer i klubbappen
- Alle ocr-betalingslogger er tilgjengelig for hele perioden. Oversikt over hvilke medlemmer som har betalt fakturae(r) med betalingsdato, beløp og KID er foreløpig sammenstilt for ca. 85% av gjennomførte betalinger mellom mars og desember. Resterende er vi i dialog med Nets for å kunne mappe med korrekt person & ocr hvor vi venter på avklaring ang. rapporter som tar tid pga. ferieavvikling hos nøkkelperson hos Nets.
Hjemmeside
- Siste fullstendige versjon av alt innhold er fra 10. mars. Vi har enkeltfiler på noen av modulene fra backup-versjonen med nyere datoer, og vil oppdatere med disse og andre kilder som Google som vi arbeider med. Spoortz vil ta på seg arbeidet med å hente ut det vi ikke har i databasefiler fra bufret innhold hvor alt er lagret.
Turnering
- Den sentrale filen for kampoppsett er fra 10. mars. Klubber utover de vi har hatt dialog med ang romjulscup ber vi ta kontakt med oss om dere har turneringer med status påmelding
Sportslig
- Treningstider inkl. oppmøte i perioden mars-des er tapt. Spoortz vil være behjelpelig i innleggelse av nye treningstider for 2020.
- Obligatoriske kamper og kampdata fra Fiks (fotball) og andre idretter (excelimport) er ikke tilgjengelig, men kan hentes tilbake av Spoortz om ønskelig med historikk for 2019 fotball og for 2020-sesongen for andre idretter via tidligere tilsendte importer
Foreløpig tidsplan
Her følger en tidsplan etter gårsdagens/dagens estimeringsarbeid i teamet for å tilgjengeliggjøre løsningen og rekonstruering.
- Arrangementsoversikter med påmeldingsstatus for betalingsarrangement i Excel ved forespørsel på historiske eller pågående arrangement. Spoortz kan allerede i dag opprette nye arrangement inkl. restplasser om behov for en snarlig løsning– 27.12.19
- Hjemmeside live pr klubb og innloggingstilgang for å administrere hjemmesiden (med brukermelding om at Spoortz arbeider med å rekonstruere innhold mellom 10.03.-19.12.) – 01.01.20 3.Tilgang til medlemslister og administrasjon av dette inkl. innmeldinger for godkjenning og potensielle utmeldinger
- Senest 06.01.20. Pga. samordnet rapportering pr 31.12.19 med fristen 30.04.20 for 2019 vil dere da ha medlemstall klare i januar.
- Tilgang til betalingsoversikter pr person mars-des-19, alle tidligere fakturaer før 10.03. og regnskapsrapporter i pdf. I løpet av få dager etter 06.01.20
Kommunikasjonsplan
Så snart denne eposten er sendt ut til dere legger vi en ny statusoppdatering på følgende steder:
- Facebooksiden til Spoortz (27.12.20)
- Endret driftsmelding på alle klubbenes hjemmeside/admin-innlogging (28.12.20)
- Driftsmelding om at hjemmesidene er under bearbeiding for innhold mellom mars-des (01.01.20)
- Forslag til epost dere kan videresende eller ta utgangspunkt i til medlemmene (06.01.20)
Vi i Spoortz er innstilt på å gjøre alt vi kan for å minimere konsekvensene av datatapet for våre kunder og samtidig bidra ekstra for å komme godt i gang med 2020-sesongen. Hver klubb vil få en dedikert kontaktperson hos Spoortz, og vi vil komplettere alt vi kan slik at det blir så enkelt som mulig for dere å komplettere informasjonen resterende.
Jeg har stor forståelse for at denne hendelsen skaper fortvilelse og irritasjon da slikt ikke skal skje. Jeg deler deres fortvilelse og frustrasjon, og dette har godt veldig hardt inn på meg. Takker også for alle innspill og støtteerklæringer via telefon og mail.
Jeg er fortsatt tilgjengelig per mail og telefon hvis dere har spørsmål eller kommentarer.
Torsdag 02.01.20 kl. 07:28 – hjemmesidene er nå tilgjengelige
Godt nyttår, Dette er 4. nyhetsmail som sendes ut til kontaktperson i hver klubb etter 19. desember. Detaljer om årsak er beskrevet i mail av 22.12., den 24.12. angående Ibas og rekonstrueringsarbeidet av deres eksperter og den 27.12. var fokus på hva vi kan rekonstruere, tids- og kommunikasjonsplan samt påmeldingslister arrangement med betaling. Klubber som har hatt aktive betalingsarrangement har fått epost i romjulen om de ønsker påmeldingslister og arrangement via Deltager.no i mellomtiden (se eksempel som: https://www.spoortz.no/pamelding_turn_-_var_2020_01012020#init).
I denne nyhetsmailen er fokus på første måldato i tidsplanen, og hjemmesidene er nå gjort tilgjengelig natt til 02.01.20 inklusiv en brukermelding øverst om pågående rekonstruksjonsarbeid.
Innhold på hjemmesidene ved oppstart
All informasjon fra før 10.03.19 er tilgjengelig via hjemmesidene når de åpnes og det vil være en systemmelding øverst for besøkende:
“Hjemmesiden er under oppdatering for innhold publisert mellom 10.03.19 og 19.12.19 i samarbeid med vår leverandør”
Som systemmeldingen til brukerne forklarer så vil rekonstrueringen skje ved at ansatte hos Spoortz eksempelvis vil utføre:
- Innleggelse av det vi klarer å hente ut fra bl.a. Google-bufret innhold som nyheter, oppdatert innholdsmeny og oppslagstavler
- Nye sponsorlogoer mottatt i mail fra klubber
- Siste nyheter fra Facebook-sider
- Det dere sender oss som url til tidligere hjemmesider fra dere som nylig er blitt kunder •Innmeldingsskjema opprettet etter 10.03. (kan publiseres først når fakturamodulen er klar)
- Ny designmal for klubber som hadde fått denne aktivert mellom 10.03.-19.12. Mange er fikset i romjulen av support, og resterende blir oppdatert senest 03.01.
Hver klubb vil få en dedikert kontaktperson hos Spoortz, og vi vil komplettere alt vi kan slik at det blir minst mulig behov for dere å legge inn informasjon på nytt. Nytt innhold kan dere legge inn f.o.m. i dag på hjemmesidene.
Innlogging og menyer tilgjengelig i webadmin
Alle andre menyer enn hjemmeside-menyene er foreløpig skjult i innloggingen. Første steg er å kunne lage nye nyheter og annet hjemmeside-innhold hos dere. Spoortz vil bidra hos hver klubb som beskrevet i forrige avsnitt angående rekonstruksjon av innhold som er tapt som det er mulig å hente tilbake.
Dere kan sette nytt passord via “glemt passord” om dagens passord ikke virker. Ta kontakt med support@spoortz.no om dere ikke har klubbadministrator-rollen ved innlogging.
Resterende tidsplan
Utviklerne er allerede godt på vei med videre rekonstruksjonsarbeid hvor vi har mer innhold å rekonstruere fra i våre kilder enn for hjemmesider:
- 06.01. Medlemsregister inkl. lister for inn- og utmeldinger. Noen dager senere følger betalingsoversikter, regnskapsrapporter kortbetaling i pdf, arrangementspåmelding, fakturamodulen, online innmeldingsskjema, innlogging i klubbappen og sportslige moduler trening/kamp/turnering
Vi er fullt bemannet på support. Har dere noe som haster så er det fint om dere tar kontakt via support@spoortz.no eller 22442500. Jeg er også fortsatt tilgjengelig per mail og telefon hvis dere har spørsmål.
Mandag 6. januar 2020 kl. 23:00 – status tilgang til medlemsregister, rekonstruering hjemmesider mm.
Kjære kunde,
Her følger siste oppdatering angående release av medlemsregisteret, arrangement-løsning mm. samt status angående hjemmeside-oppdateringer.
Tilgang til medlemsregisteret, arrangementløsning mm.
Som kommunisert i mail 27.12. var foreløpig plan å åpne tilgangen til medlemsregisteret i dag den 6. januar. Arbeidet med mest mulig rekonstrueringen tok mer tid enn forventet slik at vi måtte utsette lanseringen. Ny status følger i morgen formiddag etter siste interne testing & stikkprøver i ulike klubber. Den gode nyheten er at vi ha klart å rekonstruere alle medlemmer til 18. desember og det er kun relativt få personer pr klubb vi ikke har klart å tilordne som aktivt eller ikke-aktivt med et snitt på ca. 3% av total medlemsmasse pr. 18.12.19. Vi har også laget et nyttig skjermbilde for behandling av disse personene pr klubb, og en informasjonsside angående rekonstruksjon (se vedlagt bilde). Potensielle utmeldinger (avviket mellom medlemmer pr. 10.03.19 og som ikke lenger ligger i medlemslisten pr. 18.12.19 pr klubb) blir tilgjengelig samtidig som betalingsoversikter da utmelding må sees i sammenheng med utestående betalinger.
I tillegg til medlemsregisteret blir følgende tilgjengelig i releasen:
Arrangementsløsningen
Arrangementer blir åpnet med historiske arrangement registrert før 10.03.19. Arrangementer uten kortbetaling registrert mellom 10.03. og 19.12. var ikke mulig å hente frem om de ikke evt. har blitt publisert offentlig og kan innhentes i buffer (ex. site:web.spoortz.no portal/public/event/signup.do <klubbnavn>), mens arrangement med kortbetaling kan gjenskapes som beskrevet i tidligere nyhetsmail.
Aktiviteter – treninger og evt. kamper
Kontaktperson i Spoortz vil legge inn nye treningstider og importere kamper på nytt i dialog med klubben. Trener/lagleder-rollen Det blir åpnet for alle menyer bortsett fra betalingshistorikk pr utøver, og også mulighet til å hente inn utøvere til eget lag der vi i medlemsregisteret kun har hatt oversikt over hvilket aldersnivå en utøver er med på og det er mer enn 1 lag registrert i klubben på dette aldersnivået pr. 12.09. Dette gjelder i størst grad idretter utenom fotball hvor vi har komplette lag inkl. trenere og spillere pr. 14.12.18.
Designerrollen
For klubber som ønsker å endre på moduler og farger på hjemmesiden selv. Kontaktperson hos Spoortz vil også gjøre dette for klubben. Turneringsadministrasjon Nye turneringer kan legges inn via rollen turneringsansvarlig.
Følgende blir levert i neste release som den siste ang. teknisk rekonstruksjon:
Potensielle utmeldinger, fakturaløsningen, innmeldingsskjema, regnskapsrapporter og innlogging i klubbappen.
Videre fremdrift hjemmesider
Vi har jobbet med rekonstrueringsarbeidet sammen med flere klubber siden 2. januar for å få oversikt over hvordan vi best bistår dere og hva som er mulig. Vi vet at dere er ivrige i å få høre mer om hva vi klarer å få til. Kontaktperson hos Spoortz pr klubb sender mail med detaljer angående rekonstruksjonsarbeidet til dere i morgen 7. januar. Vi i Spoortz er beredt til å gjøre all innleggelse på vegne av klubben så raskt som mulig i januar av det vi klarer å rekonstruere fra buffere og input fra klubben. Dette gjelder for øvrig også på andre områder enn hjemmeside-innhold! Klubben kan legge inn nytt innhold som utført hos eksempelvis www.vaker.no da dette ikke påvirker rekonstrueringen, og hos www.skifotball.no kan dere se eksempler på bla. historiske nyheter og innholdsmenyer som er hentet inn fra buffere. Vi vil starte dialogen med klubben ved å få innblikk i hva som haster mest i akkurat din klubb slik at rekonstruering skjer i riktig rekkefølge nå i januar. Rekonstrueringsmeldingen vil også legges ut på alle sider hos klubber med «guard-designmal» hvor meldingen kun fremkommer på forsiden p.t.
Forslag kortversjon nyhet til medlemmer
Noen klubber har bedt oss lage en oppsummering som kan brukes mot klubbens medlemmer. Ettersom det er veldig ulike bruksområder pr klubb, er det ikke sikkert denne passer hos akkurat dere, men bruk eventuelt noen av setningene som utgangspunkt: «Som dere sikkert har opplevd siste uker har hjemmesiden vår vært utilgjengelig i perioden 19. desember til 2. januar. Hostingpartneren IT Avdelingen AS hos vår leverandør av hjemmeside og klubbløsning Spoortz AS, fikk dessverre problemer med backup for alle kunder hos Spoortz i desember (se lenke her: https://www.digi.no/artikler/hundrevis-av-idrettslag-er-utilgjengelige-pa-nettet-etter-store-systemproblemer/481838) . Hjemmesiden vår er av den grunn ikke oppdatert for perioden mars-des 2019 i påvente av rekonstruksjon via Spoortz, og innlogging i klubbappen er midlertidig stanset til medlemslister/lag er oppdatert. Vi beklager dette, men håper problemene snart er løst. Ta gjerne kontakt på meg ved spørsmål.»
Supportavdelingen hos Spoortz vil også gjøre tilgjengelig en FAQ med de spørsmål de får mest av som innlogging/bruker etter rekonstruksjon for å lette arbeidet med forespørsler fra medlemsmassen.
Tirsdag 7. januar 2020 kl. 20:00-22:00 – status tilgang til medlemsregister, rekonstruering hjemmesider mm.
Hei,
Jeg er din hovedkontakt hos Spoortz i forbindelse med rekonstruksjonsarbeidet i din klubb.
Jeg er beredt til å gjøre all innleggelse på vegne av klubben så raskt som mulig i januar av det vi klarer å rekonstruere fra buffere og input fra klubben. Dette gjelder for øvrig også på andre områder enn hjemmeside-innhold. Se foreløpig vedlegg med forslag til oppgaver, hvor vi behøver klubb-input samt et eksempel på kommentarer og prioritering/frister.
For noen av oppgavene klarer vi det ikke uten informasjon fra dere, og det er også ønskelig å få input på hva som er viktigst på kort sikt i akkurat din klubb. Gi også tilbakemelding om det er andre oppgaver som jeg ikke har tenkt på, noe som ikke er relevant osv.
Det er fint om vi kan starte dialogen med et planleggingsmøte/tlf-møte med mål om en tidsplan. Når passer det best for deg/dere?
Om noe haster ekstra mye allerede denne uken, send en epost om hva det gjelder så ordner jeg det så fort som mulig. Vi ber samtidig om forståelse for at alt ikke kan ordnes med en gang. I forbindelse med rekonstrueringen har vi etablert et back-officeteam som skal ta unna oppgaver underveis der det er mulig. Målet er at dere skal komme godt i gang i 2020 etter en svært uheldig start, og kanskje også oppleve at vår gratis bistand vil gi dere en enda bedre versjon av løsningen når rekonstruksjonen er ferdig med mer hjelp underveis fra oss.
Dessverre er det nok ikke alt som lar seg gjøre å gjenskape fra de kildene vi har tilgjengelig, men målet er å få det til best mulig for klubben din. Rapporter og annen informasjon som klubben eventuelt har lagret lokalt på egen PC er noe som kan hjelpe oss i den videre gjenskapingen. Dette vil jeg gå gjennom med dere i planleggingsmøtet.
Kundenytt 16.01.2020 kl. 20:45 – Release fakturering, innmelding, utmeldte og klubbapp
Her følger en ny fellesmail til alle kontaktpersonene pr idrettsklubb angående Spoortz -release ca. kl. 22:00 idag den 16.01.20. I forrige release fikk dere en ny meny «Rekonstruksjon-Gjenoppretting medlemmer» samt tilgang til bl.a. personer/grupper, meldingssentralen, arrangementsløsningen mm. Med denne releasen så er funksjoner knyttet til den daglige driften tilgjengelig, inkludert muligheten for å sende ut nye betalingskrav. For økonomiansvarlig gjenstår ferdigstillelse av regnskapsrapporter/oppgjør/betalingshistorikk, og en egen status følger i en ny fellesmail i neste uke.
Vi takker for både tålmodigheten og forståelsen så langt i prosessen. Spoortz sin supportavdeling er ikke dimensjonert til å svare like raskt på alle henvendelser på telefon og epost som ved ordinær drift. Vi har hatt dialog så langt med ca. 80% av alle kundene, og fått identifisert det som haster mest hos hver enkelt av disse. Via etablert ekstra-team som jobber i bakkant, og det dere bidrar med selv der klubbkjennskap er nødvendig, så håper vi at dere snart skal få tilbake hverdagen deres.
For å hjelpe dere i kommunikasjonen ut mot medlemmene deres og hvordan de blir berørt og hvorfor, så følger det i starten av neste uke et blogginnlegg inkludert et vedlegg fra Spoortz dere kan laste ned eller henvise til for deres medlemmer.
Torsdag kveld 16.01.20 ca. kl. 22:00 åpnes det for følgende:
- Innmeldingsskjema tilgjengelig fra hjemmesiden igjen
- Mulighet til å behandle nye innmeldinger fra trenere/lagledere og innmeldingsskjema
- Alle utmeldinger utført mellom 10.03.-18.12.19 er tatt bort som medlemmer. Dere finner dem igjen i rapporten “potensielle utmeldinger” som økonomiansvarlig i menyen «Inn/utmeldinger – Potensielle utmeldinger» inklusiv merknad om de er «fra recovery» og tilknytning til tidligere medlemstype/lag/gruppe. Merk at support kan fjerne personene fra listen slik at dere ikke bør bruke tid på å melde ut en og en om det er et høyt volum.
- Utøveroppdatering for trener/laglederrollen blir igjen mulig i webadmin.
- Kunne opprette og sende ut nye fakturaer
Fredag morgen 17.01.20 releases:
- Klubbappen åpnes og inneholder da alle funksjoner bortsett fra historikk på regninger. Nye regninger vil fremkomme i klubbappen, og kan betales derfra som tidligere.
- Løpende ytterligere kvalitetssikring og oppdatering av medlemmer hvor vi har mer data inkl. bl.a ny importtjeneste av personaliarapporter (address_output) av nyere dato enn 10.03.19
Anbefalt aksjon på kort sikt:
Om dere ikke allerede har søkt gjennom katalogen «nedlastninger og «søppelkurv» i filutforsker, så søk etter «address_output» for å finne personalrapporter av nyere dato enn 10.03.19 og send til din kontaktperson. Denne kan benyttes for å komplettere data pr medlem ytterligere.
Jeg svarer så raskt jeg får det til via epost/mobil, men anbefaler at dere fortsetter dialogen ang. rekonstruksjonsoppgavene direkte med din egen kundekontakt (ref. mailavsender i eposten dere fikk 07.01.20).
Kundenytt 30.01.2020 kl. 19:30 – Release oppgjør, regnskapsrapporter, fakturahistorikk og medlem akonto
Hei klubbkontakt,
Her følger en ny fellesmail til alle kontaktpersonene pr idrettsklubb angående Spoortz -release fredag 31.01.20 (klokkeslett ikke fastsatt). I forrige release fikk dere informasjon om fakturering, innmelding, rekonstruerte utmeldte og åpning av klubbappen. Med releasen på fredag er alle funksjoner tilgjengeliggjort. Det gjenstår for en god del klubber fortsatt manuell rekonstruksjon i samarbeid med klubbkontakten etter avtale/møter. Vi har nå 9 ekstra ressurser (innleide studenter) oppe i fart i rekonstrueringsoppgaver, og forventer å være i mål i løpet av 2-3 uker med gjenstående hos alle klubber.
Våre utviklere vil i løpet av fredag være ferdig med størsteparten av den tekniske rekonstrueringen. De går i februar over til driftsrelaterte oppgaver som promotering til 2020 (natt til tirsdag 4.2.), FIKS-oppsett 2020, on-boarding nye API hos NIF og planlagte nyutviklingsoppgaver som bl.a. eFaktura og innkomne behov til klubbapp, banekalender og meldingssentral.
Status prosess forsikringssak
Siste nyhetsmail angående rekonstruering følger neste uke og vil inneholde status vedrørende vår konstruktive dialog med IT-Avdelingens forsikringsselskap og deres eksterne innleide IT-ekspert som vi hadde møte med på mandag denne uken.
Den gode nyheten er at vi har fått bekreftet at datatapet er innenfor det forsikringen deres dekker, og at godt dokumenterte og rimelige krav fra Spoortz og klubbene vil bli erstattet opp til viss grense. I neste nyhetsmail vil vi beskrive dokumentasjonskrav til klubbens tidsforbruk og timesatser for lønnede ressurser til rekonstrueringsarbeidet, samt prosessen for behandling av disse kravene hos forsikringsselskapet.
Uavhengig av prosessen med forsikringsselskapet vil Spoortz kompensere for de 6 ukene Spoortz har vært nede i desember og reduserte funksjoner i januar med 12% kreditering i årets lisens.
Release 31.01.20 – oppgjør, regnskapsrapporter, fakturahistorikk og medlem akonto
Denne releasen er mest relevant for økonomiansvarlig/kasserer og medlemsansvarlig i klubben.
En (lang) kortversjon av releasen 31.01.20:
- Dashboard og alle resterende funksjoner blir tilgjengelig igjen
- Betalende personer pr arrangement er gjort tilgjengelig i nytt menypunkt «Rekonstruksjon-Arrangementsbetaling»
- Komplette regnskapsrapporter i pdf for kort/Vipps
- Regnskapsrapporter for OCR i pdf, mens underrapporter i excel/fordeling pr giro ikke er komplett for perioden 9.3.-31.12.19. For klubber som har fulgt anbefalt regnskapsprinsipp om løpende føring er det oppgjørsrapporten som var tilgjengelig kun kveld 19.12. som evt. må fordeles pr avdeling skjønnsmessig
- Oppgjør for kort/Vipps og OCR gjøres senest mandag 03.02.. Oppgjørene for 16.-31.12.19 behandles spesielt, og noen klubber vil få en mail som billag i tillegg til online rapport i pdf.
- Historiske fakturaer er mangelfulle pga. datatapet, og klubber som ønsker å fortsette purringer på historiske fakturaer bes ta kontakt med sin klubbkontakt for bistand
- Søk-funksjon basert på kontonummer/KID er laget for å finne historiske betalinger etter 9.3.19 på medlem akonto
- Vi fortsetter å komplettere medlem akonto og totalrapport for 2019 med betalingshistorikk i samarbeid med våre betalingspartnere
- Uttalelse fra Spoortz sin revisor/regnskapsfører for klubbens årsregnskap/revisjon 2019 vil bli gjort tilgjengelig via rekonstruksjonsmeny i PDF-format innen nær fremtid
- Skatteetaten har fått liste med klubber som er oppgavepliktige for «pass&stell av barn» for å unngå purring via telefon 21.01.20, men klubben er selv pliktig å levere det de har pr person innen fristen for å unngå tvangsmulkter
- Forslag til medlemsmail fra Spoortz er gjort tilgjengelig i nytt menypunkt under rekonstruering «Uttalelser»
Arrangementsbetalinger 2019
De fleste klubber med pågående betalingsarrangement fikk allerede i romjulen deltakerlister via Excel samt hjelp til å gjenåpne påmeldingen via Deltager.no. Vi har nå gjort tilgjengelig betalende pr arrangement i nytt menypunkt «Rekonstruksjon-Arrangementsbetaling».
Regnskapsrapporter og oppgjør – kort/Vipps
I menyen Regnskap-billag kort/vipps blir alle regnskapsbilag i pdf gjort tilgjengelig frem til oppgjøret pr 15.12.19 akkurat slik de lå pr 19.12.19. Oppgjøret for perioden 16.-31.12.19 er gjort klart, og gjennomføres mandag 3.02.20.
I oppgjørene hver 14. dag for kort/vipps er det inkludert både online innmelding med kortbetaling, arrangementspåmelding OG kort/vipps-betalinger av fakturaer via klubbappen. I oppgjøret pr. 31.12.19 vil de 2 førstnevnte bli inkludert i ordinært oppgjør, mens kort/vipps-betalinger blir håndtert manuelt da det ikke for alle betalingene vil være mulig å spore innbetalingen til korrekt klubb. Der sporing ikke er mulig vil beløpet bli kreditert tilbake til det kortet betalingen kom fra av Spoortz. Sistnevnte er et lavt volum da det kun gjelder 4 dager i desember, og klubber som det gjelder vil få oppgjøret via excel/mail fra Spoortz.
Tilgang til historiske fakturaer
Fakturaer opprettet etter 9. mars 2019 har det dessverre ikke vært mulig å rekonstruere, mens fakturaer opprettet før denne datoen er tilgjengelig inklusiv de betalende vi foreløpig har kunnet koble til klubb basert på OCR-betalingsfiler fra bank. Vi har laget 2 undermenyer under «Fakturering» for pågående og historiske fakturaer, og et nytt felt «legg giro som aktivert» pr faktura. For historiske fakturaer som dere ønsker å fortsette purringer på kan dere fjerne «legg giro som aktivert» for å få dem aktive igjen.
OBS: For fakturaer som er borte som ikke var ferdig-purret ber vi dere ta kontakt via kundekontakt for gjenskaping av purreliste ettersom det kreves en annen fremgangsmåte enn vanlig pga. mangler i betalingsstatus (se neste kapittel). Klubber som hadde høye betalingsvolum i perioden 16.-31.12. vil få en egen epost med detaljer neste uke. Vi har denne uken utført purring i en stor klubb med en fremgangsmåte som har fungert bra der de hadde sendt ut mange nye fakturaer 18.12.2019.
Medlem akonto /betalingshistorikk
Vi har full oversikt over alle innbetalinger utført til vår klientkonto for OCR-innbetalinger inkl. bl.a. betalers kontonummer, beløp, betalingsdato og betalers navn. Der fakturaid og medlemsnummer er intakt i databasen har vi også koblet historiske enkeltbetalinger til faktura og klubb pr medlem akonto og faktura. Det er fortsatt et høyt antall betalinger hvor vi jobber aktivt videre med å koble flere betalinger til klubb sammen med våre betalingspartnere for å gjøre historikken så komplett som mulig i medlem akonto, totalrapport 2019 og underbilag i regnskapsrapporter OCR.
I «medlem akonto» og i nytt menypunkt «Rekonstruksjon-betalingshistorikk» har vi laget en søk-tjeneste til bruk ved ulike behov for tilgang til betalingshistorikk. I tillegg vil dere kunne hente ut en samlerapport over alle betalinger utført i 2019 som er/blir koblet til klubb via Regnskap-Rapporter.
Overganger/ utmeldinger / stemmeberettiget ved årsmøte 2019
Betalingskvitteringer fra medlemmer er den foreløpig beste identifikasjon vi har for alle betalinger gjort via nettbanken/klubbappen etter 09.03.19 der historikken er mangelfull.
1) Be medlem om å sende betalingskvittering fra banken på betalte regninger etter 1.3.19 til klubben eller kort/Vipps i klubbappen. Er regningen betalt via klubbappen med Vipps kan de dele denne direkte fra vipps-appen på ulike måter inkludert hva regningen gjelder.
2) Verifiser evt. oppgitt kontonummer og/eller KID benyttet via ny søk-tjeneste
3) Historiske betalinger registrert før 1.3. og betalinger med fakturaid intakt finner dere som vanlig i medlem akonto
Regnskapsrapporter og oppgjør OCR-betalinger via faktura
I menyen Regnskap-billag OCR blir alle regnskapsbilag i pdf gjort tilgjengelig frem til oppgjøret pr 15.12.19 slik de lå pr 19.12.19. Underrapporter i excel/fordeling pr giro er ikke komplett for perioden 9.3.-31.12.19, og vil fremkomme med en forklaringstekst dersom det er avvik. For klubber som har fulgt anbefalt regnskapsprinsipp om løpende føring er det oppgjørsrapporten som var tilgjengelig kun kveld 19.12. som evt. må fordeles pr avdeling skjønnsmessig. Oppgjøret for perioden 16.-31.12.19 er gjort klart, og gjennomføres mandag 3.02.20. I tillegg til det ordinære oppgjøret vil det tilkomme et oppgjør via mail med billag for klubber hvor vi er 100% sikker på klubbtilhørighet på betalinger som ikke er tilknyttet en fakturaid i det ordinære oppgjøret. Resterende innbetalinger blir tilbakebetalt til betaler med melding «Kontakt klubb for å få ny KID».
Regnskapsbilag/revisjon 2019
For klubber som har fulgt regnskapsloven med løpende føring av inntekter & kostnader så er det bare den/de siste oppgjørs-billagene i desember som ikke er tatt ut og oversendt regnskapsfører for månedsavslutning. Vår revisor eller regnskapsfører skal lage en uttalelse som dere kan benytte i årets regnskap som forklaring på at underbillagene på OCR ikke er komplett for 2019, og at dette er ikke er klubbens skyld.
Rapportering – pass og stell av barn
En del av klubbene hadde innrapporteringsplikt til Skatteetaten til foresattes Skattemelding ang. «pass og stell av barn» med frist 20.01.20. Her finner du rettledning til pass og stell av barn:
Vi har hatt dialog med Skatteetaten i januar og delt org.nr med klubbene våre som benytter medlemsregisteret for å unngå purring rett etter frist 20.01.20 når tilgangen til historikk ikke var klar.
OBS: Merk at klubben selv er pliktig til å rapportere tilstrekkelig for å unngå tvangsmulkt osv., men at dere pga. manglende historikk i 2019-betalinger ikke vil kunne oppgi korrekt beløp for alle om betalingslogger ikke er hentet ut i excel el. før 19.12.19. Spoortz har inkludert tekst i forslag til medlemsmelding i uttalelsen som dere kan benytte mot foresatte det gjelder bla. med årsak til mangelfull rapportering for 2019, og oppfordring om at foresatte i år må sjekke og kontrollere beløp ekstra godt basert på egne innbetalinger for 2019 i Skattemeldingen.
For enklere uttrekk av rapporten i fremtiden vil vi inkludere en ny kategori ved opprettelser av fakturaer «pass & stell av barn» i 2020.
Uttalelse til klubbens medlemmer fra Spoortz
Det er nå gjort tilgjengelig et vedlegg fra Spoortz dere kan laste ned for å dele med deres medlemmer i menypunktet «rekonstruksjon-Uttalelser».
Jeg svarer så raskt jeg får det til via epost/mobil, men anbefaler at dere fortsetter dialogen ang. rekonstruksjonsoppgavene direkte med din egen kundekontakt (ref. mailavsender i eposten dere fikk 07.01.20). Pga. sykemelding hos ansatt i Spoortz vil en del av dere få epost på mandag fra ny kontaktperson.
Kundenytt Spoortz 11.02.20 kl. 15:00 – Erstatning for nedetid og datatap
Hei,
Først av alt, igjen takk for forståelse og tålmodighet i en særdeles tøff situasjon for alle parter! Alle de gode tilbakemeldingene på tross av all frustrasjon har gitt oss ekstra motivasjon og energi til å jobbe oss gjennom denne krisen.
For å kunne gi alle som ønsker svar på ulike spørsmål et felles sted å hente informasjon, har vi etablert en blogg som går i detalj på årsak, tiltak, nyhetsmailene, tidsplan, mediedekning mm:
https://blogg.spoortz.no/2020/01/31/it_is_not_that_you_fall_its_how_you_get_up_again/
En egen epost ble fredag 07.02.20 sendt ut til klubber som har uttrykt at de hadde utestående som man fortsatt ønsker å inndrive fra 2019. Som beskrevet i nyhetsmailen 30.01.20 så skulle det komme en rapport online som supplerte det som er maskinelt rekonstruert ang. betalingshistorikk. Denne er nå lansert under «Gjenoppretting-Girobetalinger». I menyen «Gjenoppretting-Uttalelser» følger en erklæring til bruk i klubbens regnskap for 2019 i løpet av få dager.
Vi har som nevnt i kundemail 30.01.20 fått bekreftet fra IT-Avdelingen AS sitt forsikringsselskap, IF, at deres ansvarsforsikring vil dekke relevante og rimelige direkte dokumenterte ekstrakostnader som følge av datatapet som både vi i Spoortz og klubbene har. Denne forsikringen vil ikke dekke eventuelle inntektstap som dere eller vi har som følge av dette. Forsikringen har også en begrenset ramme totalt sett som vi vil tilstrebe å fordele rettferdig på eventuelle innkomne krav pr klubb. Vi oppfordrer derfor alle til å vurdere både vesentlighet og rimelighet slik at de klubbene som har blitt rammet hardest kan få dekket sine ekstrakostnader. Ref. neste avsnitt for kompensasjon fra Spoortz som gis alle kunder uavhengig av forsikringen:
- Selv om ikke forsikringen dekker indirekte kostnader eller inntektstap, så har styret i Spoortz besluttet å kompensere alle klubbene som har en lisens hos Spoortz pga. nedetiden og redusert versjon av tjenestene mellom 19. desember og ut januar. Dette er beregnet til 12,5% av den årlige lisensen og vil bli kreditert på første ordinære faktura fra Spoortz.
- Videre har vi i Spoortz besluttet at alle som ønsker det kan oppgradere til nyeste hjemmesidemal uten engangskostnaden eller få inntil NOK 4000 i tilleggstjenester i løpet av 2020 (kurs, kampsynk fotball, konsulenttimer, ekstrasupport cup eller utvidet klubbsupport utover klubbens kontaktperson som inngår i årslisensen etc).
IF setter strenge krav til dokumentasjon for at det eventuelt skal kunne dekkes (se vedlagt mal og neste avsnitt i mailen). Eventuelle direkte merkostnader som dere klubber har som følge av datatapet er vi blitt bedt om å samle inn detaljerte timeliste for alt relevant arbeid utført for å rekonstruere relevante data fra dere som mener dette er vesentlig. For ansatte i klubben krever IF dokumentasjon fra klubbens regnskapsfører på faktisk lønnskostnad per time. For arbeid utført av ulønnede ressurser gjelder timesatser opp til kr 200 pr time.
Frist for å sende inn krav tilknyttet rekonstruering i henhold til vedlagt mal er senest 6. mars 2020. Kravene bes sendes inn til gjenoppretting@spoortz.no. Som beskrevet i malen pr område for rekonstruering er det behov for en kort beskrivelse som forklarer timeforbruket (ex. 5 historiske nyheter av verdi lagt inn på nytt, 33 medlemmer hentet inn fra gjenoppretting). Etter at disse er mottatt, vil IF sammen med deres innleide eksterne konsulent fra Norconsult AS gjøre både en totalvurdering og en vurdering av timelistene i forhold til relevans og omfang for hver klubb. Hvorvidt hele eller deler av kravet godkjennes vil vi derfor ikke vite før tidligst ultimo mars, og vi presiserer viktigheten av å fylle ut særlig feltet med beskrivelse som forklarer timeforbruket for en smidigere behandling av kravet.
Alle våre ansatte og innleide studenter vil være behjelpelig med rekonstruksjonen også den neste måneden. Klubbens kontaktperson i Spoortz har en tilsvarende rekonstruerings-mal for å dokumentere oppgaver utført av Spoortz-ansatte og/eller innleide studenter til IF pr klubb.
Vi beklager igjen at våre 600 klubber har kommet i en vanskelig situasjon, men håper at vi sammen kan komme oss gjennom denne vanskelige tiden slik at vi igjen kan fokusere på å drifte og utvikle et godt klubbverktøy og dere kan fokusere på idrettsaktivitetene.
Kundenytt 13.02.20 kl 16:20 – Fremgangsmåte for gjenskaping av purrelister faktura
(sendt til ca. 80 klubber )
Hei,
Du får denne eposten fordi vi ser at dere har mer enn 10 innbetalinger til klientkontoen hos Spoortz etter 15.12.19, eller din klubbkontakt i Spoortz har meldt deg inn til meg. Denne eposten går til klubber som kanskje ønsker å gjenskape purreliste for de ubetalte pr. 19.12.19 om det er et høyt antall utestående på nylig utsendte fakturaer.
Her følger en epost med anbefalt fremgangsmåte, og det er fint om du videresender til den/de i klubben din som håndterer økonomiansvarligrollen og utfakturering. Denne metoden egner seg best der hvor det er et relativt stort antall utestående. På restfakturaer hvor det er et fåtall som stod som ubetalte pr. 19. desember er det mer effektivt å basere seg på eventuell kjennskap til de som gjenstår (excellister med navn som «grid» og «export» i filkatalogen på din PC under «nedlastninger»). Som nevnt i nyhetsmailen den 30.01.19 så har vi testet ut fremgangsmåten som har fungert godt i en stor klubb som sendte ut et stort volum fakturaer 18.12.19 til hele medlemsmassen.
FREMGANGSMÅTE:
- Fullfør gjenoppretting av medlemslistene i samarbeid med din klubbkontakt slik at det er klart til ny fakturering
- Hent opp fra Fakturering-Arkiv, eller mer sannsynlig, opprett fakturaen på nytt:
- Sjekk først i “arkiv” i ny meny under «Fakturering» i tilfelle fakturaen er opprettet FØR 9.3.19. Hent frem for å fortsette på denne ved å huke bort «legg giro som arkivert»
- Klubben oppretter fakturaen på nytt med korrekt filter, priser og fakturatekster (se etter en epost-faktura i mailboksen din). Evt. lag en egen gruppe på kun de ikke-betalte om du vet hvem disse er ved lavt volum. OBS – se ekstra girotekst som må ligge med i første utsendelse. Evt. send informasjon til Spoortz ved din kundekontakt som også kan opprette nye fakturaer
- Klubben gir beskjed til Spoortz ved post@spoortz.no
- Spoortz laster inn de vi er 100% sikre på at har betalt basert på en matching-liste pr klubb vi har utarbeidet for alle betalinger utført i 2019 etter 9.3.19 (denne rapporten blir tilgjengelig under «gjenoppretting» i uke 7 som supplement til betalingshistorikk for 2019)
- Klubb sender evt. ut anbefalt epost til gruppelederne for dem som skal motta fakturaen på nytt, eller evt. til alle de som står som ubetalte i «fakturarapport» om man ønsker flere detaljer. Se forslag til tekst under.
- Klubb sender ut fakturaer til de vi ikke har fått gjenskapt betalingsstatus på
- Medlemmene sender gammel faktura eller kvittering til fakturasjekk+23@spoortz.no (tallet i rødt er klubbens orgid!)
- Spoortz markerer personene som betalte i klubbens faktura for å oppdatere til korrekte purrelister
- Spoortz oppdaterer sin oversikt for “ikke-identifiserte” betalinger fra 16.12.19 for utbetaling til klubb i ekstra oppgjør
- Spoortz tilbakebetaler til medlemmer de vi ikke har identifisert med 100% sikkerhet til klubb eller har fremvist kvittering etter ny purring
- Klubb purrer utestående på vanlig måte løpende
EKSTRA FAKTURATEKST:
OBS: Pga. feil hos en underleverandør hos Spoortz.no har det dessverre ikke vært mulig å registrere alle som betalte utsendte fakturaer etter 16.12.19. Dersom du HAR betalt denne fakturaen allerede, ber vi deg sende en av følgende hvor nr. 1 er det aller beste senest <dato>:
- Videresende den opprinnelige fakturaen du betalte i 2019 til fakturasjekk+23@spoortz.no
- Send betalingskvittering fra din nettbank hvor kontonummer betalt fra, KID og hvilke medlem du betaler for til hvilken klubb til fakturasjekk+23@spoortz.no
Merk også at du må betale med KID-nr på denne NYE fakturaen eller betale via klubbappen.
MAILTEKST
(pass på at denne ikke sendes til «alle» da vi absolutt bør unngå kvitteringer fra alle de som vi vet har betalt):
Angående driftsfeil som rammer kunder av Spoortz AS.
Litt kort om bakgrunn:
Spoortz AS leverer mange tjenester til over 600 idrettslag i Norge. De mest sentrale tjenestene som leveres til klubben er:
- Medlemssystem, som inkluderer fakturering av bl.a. medlemskontingent og treningsavgift
- Hjemmesideløsning for klubben
- Klubbapp, som bla. gir lagene treninger/kamper til spillere/foreldre, kommunikasjon, medlemskort og regningsbetaling
- Sportslige aktiviteter som treninger, kamper, statistikk og arrangementer
- Turneringsadministrasjon inklusiv påmelding og kampoppsett
- Arrangementspåmelding og betaling til klubbarrangement
Kveld den 19.12.19 var det planlagt nedetid for systemene grunnet strømstans hos selskapet Spoortz har avtale med angående hosting&backup (IT-Avdelingen AS). Feilkonfigurasjoner hos underleverandøren på en av Spoortz sine servere forårsaket både datatap og mangel på backup. Vi har mottatt løpende skriftlige oppdateringer om fremdriften i opprettingsarbeidet, som er omfattende. Her kan dere lese flere detaljer om ønskelig: https://blogg.spoortz.no/2020/01/31/it_is_not_that_you_fall_its_how_you_get_up_again/
Hvordan berører dette medlemmene ang. regningsbetaling gjort i 2019:
- Vi sendte ut fakturaer for <medlemskontingent og treningsavgift> den 18.12.2020. Spoortz og <KLUBB> har kartlagt hvilke betalinger som tilhører hvilke utøvere med 100% sikkerhet. Vi kommer et godt stykke på vei, men det er ikke alle vi vil klare å kartlegge uten hjelp fra dere.
- Dersom medlem/foresatte mottar medlemskontingent eller treningsavgift <i morgen> og har betalt dette, må de sende mailfakturaen som er betalt ELLER evt. betalingskvittering fra nettbank eller Vipps hvor kontonummer betalt fra og hvilke medlemmer i hvilken klubb det er betalt for fremkommer til fakturasjekk+23@spoortz.no. Da kan Spoortz verifisere KID fra gammel giro mot alle innbetalinger som man har full oversikt over.
- De som ikke enda har betalt, har utsatt betaling e.l. skal bruke den NYE fakturaen som sendes ut nå i 2020, og de gamle fakturaene skal slettes.
Hva skjer videre:
Vi oppfatter at Spoortz jobber aktivt for å gjenopprette data som ble borte. De betalingene vi ikke får kvitteringer for eller klarer å kartlegge, vil også bli tilbakebetalt og de må dermed betales på nytt.
- Gi beskjed til <MAILADRESSE> dersom det er feil på utøver/laglederlisten (som kanskje har blitt oppdatert tidligere, men nå er feil igjen)
- Det er noe lenger ventetid på svar fra meg enn normalt pga. omstendighetene.
- Spoortz og <KLUBB> beklager alle ulempene dette medfører for våre medlemmer og tillitsvalgte
Kundenytt 12.02.20 kl. 16:45 – Ekstraordinært oppgjør OCR – 16.12.19-15.01.20
(ikke alle klubber var mottakere av denne kundemailen, og ca. 10 klubber har fått foreløpig forskudd pga. høyt innbetalingsvolum som er matchet mot klubbens KID-nr til klientkontoen etter 16.12.19)
Hei
Du får denne eposten da klubben din har fått en forhåndsutbetaling av deler av beløp innkommet til klientkontoen i perioden 16.12.19-15.01.20 for det vi foreløpig er 98% sikker på tilhører din klubb. Forskudd er lavere enn totalbeløpet som er maskinelt foreløpig matchet da vi ikke er 100% sikker på alle transaksjonene eller ferdig med all matching enda. «Grid/Export»-filer fra dere, kvitteringer ved purringer som bevis på hvilken klubb som eier betalingen, mer info fra banker om betaler mm. er i arbeid. Et endelig restoppgjør OG oversikt over hvilke betalere som inngår i det ekstraordinære oppgjøret følger senere (dato ikke klar).
Både ordinære oppgjør for 31.12.19, 15.01.20, 31.01.20 og det foreløpige forskuddet vil vises på konto til klubben i dag eller senest i morgen.
Mediasaker og henvendelser
Her følger artikler som er publisert ang. hendelsen. Alle henvendelser bes rettet til daglig leder Nina Samuelsen via epost nina.samuelsen@spoortz.no .
Hvordan påvirker dette klubben og deres tillitsvalgte, medlemmer og foresatte?
Det er nå tilgjengelig et vedlegg fra Spoortz som klubbledelsen kan laste ned for å dele med egne medlemmer i menypunktet «Gjenoppretting-Uttalelser». Se vedlegget i denne bloggsaken: Spoortz_uttalelse_til_medlemmene
Vi ligger ikke på latsiden, og her følger en kort status på hva vi utvikler på i hovedtrekk for tiden
