Seks tips til smidig medlemsfakturering og høy betalingsgrad

 

Er det tid for å sende ut sesongens medlemskontingenter? Her er tips for en smidig fakturering og hvordan du oppnår høy betalingsgrad, og også hvordan du kan oppnå 50% rabatt på årets lisens på totalverktøyet i Spoortz via medlemsbetalinger i klubbappen.

  1. Informere laglederne

Informerer trenere-/lagledere i klubben om at det er på tide å sende ut årets medlemsfakturaer. Be dem om å kvalitetssikre sine medlemslister før fakturering i menyen «utøvere» pålogget som Trener/lagleder. Utøvere som har sluttet må fjernes fra lagslisten.

 

  1. Gjør en kvalitetssjekk av medlemsregisteret for best mulig resultat

Forsikre deg om at du ikke har noen «svevere» eller duplikater i medlemsregisteret. Du ønsker å fakturere alle medlemmene, og kun en gang pr person! Gode rapporter for kvalitetssjekk har vi gitt dere under Medlemmer – Personrapporter. Gå også gjennom lag & grupper i menyen Medlemmer-Lag&grupper. De ikke-aktive (støttemedlemmer) får du lettest oversikt over ved å ta ut personalirapporten og sortere på “ikke-aktive” og sjekke at de har medlemstype angitt slik at du kan sette korrekt pris.

 

  1. Lag nye fakturaer for sesongen

Opprettelse av fakturaer gjøres i rollen Økonomiansvarlig – Fakturering. Lag for eksempel «Medlemskontingent 2019» der du tar med alle idretters aktive og ikke-aktive i filteret. Nytt i år er at du senere kan utvide fakturafilteret med nye idretter, medlemstyper for ikke-aktive og aldersnivå om de ikke finnes allerede nå. Husk å huke av for type «medlemskontingent» så blir betalingen rapportert til NIF automatisk OG medlemmet får godkjent medlemskort i klubbappen «Spoortz» når de har betalt. Om medlemmene betaler via klubbappen kan de enkelt betale flere betalinger i EN transaksjon, og det er ikke mulig å kun betale en Treningsavgift uten å også betale årets medlemskontingent.  Vi anbefaler følgende tekst i fakturaen siden klubbappen er lansert med mulighet for betaling: Last ned appen Spoortz i Appstore & Googleplay. Her kan du enkelt betale med kort/Vipps og få tilgang til dine betalinger. Du logger inn med din epost. Trykk «Glemt passord» ved førstegangs innlogging, om du ikke allerede vet ditt passord.

 

  1. Kontroller kvaliteten i fakturautvalget

Forsikre deg om at det er rett medlemsgrunnlag i utvalget, og pass på at alle medlemmene står oppført med riktig beløp. Pris settes for «aktive», «ikke-aktive» og pr. «husstand» om familiepris, eller evt. pr aldersgruppe om lag/grupper skal ha ulike beløp. Husk at alle må betale minimum kr 100 for å være et gyldig medlem hos NIF.

 

  1. Send en testfaktura

Send ut en testfaktura til deg selv via epost. Da kan du kontrollere hvordan fakturaen ser ut før du sender ut til alle medlemmene.

 

  1. Distribuer fakturaene

Pass på at alle ligger krysset av med riktig utsendelses-metode før du klikker FAKTURER. E-post er foretrukket av de fleste, men også sms, Vipps faktura eller brev er en mulighet. OBS: Nytt i år er at alle fakturaer også vises i Spoortz-Appen til betaling hos medlemmene når du klikker Fakturer. Her kan medlemmet enkelt betale med Vipps eller kort. Om du får 50% av medlemmene til å gjøre en betaling via klubbappen i år med snittpris 500 kr, så er klubben med i App-kampanjen med 50% rabatt på årets lisens på Spoortz!

 

Behøver du hjelp?

Er det første gang du sender ut kontingenter via Spoortz eller trenger du en oppfriskning? Support-avdelingen kan hjelpe deg på 22 44 25 00 eller support@spoortz.no. Åpningstider er 09.30-15.45 man-fre.

 

PS: Vi har fått bekreftet fra NIF sentralt at det er OK å fakturere og betale medlemskontingent fra Spoortz for 2019. Ettersom det har vært litt uklarheter i kommunikasjonen fra noen idrettskretser, så gjorde vi en ekstra sjekk for å være helt sikre med NIF sentralt.