Er det tid for å sende ut sesongens medlemskontingenter? Her er tips for en smidig fakturering og hvordan du oppnår høy betalingsgrad, og også hvordan du kan oppnå 50% rabatt på årets lisens på totalverktøyet i Spoortz via medlemsbetalinger i klubbappen.
- Informere laglederne
Informerer trenere-/lagledere i klubben om at det er på tide å sende ut årets medlemsfakturaer. Be dem om å kvalitetssikre sine medlemslister før fakturering i menyen «utøvere» pålogget som Trener/lagleder. Utøvere som har sluttet må fjernes fra lagslisten.
- Gjør en kvalitetssjekk av medlemsregisteret for best mulig resultat
Forsikre deg om at du ikke har noen «svevere» eller duplikater i medlemsregisteret. Du ønsker å fakturere alle medlemmene, og kun en gang pr person! Gode rapporter for kvalitetssjekk har vi gitt dere under Medlemmer – Personrapporter. Gå også gjennom lag & grupper i menyen Medlemmer-Lag&grupper. De ikke-aktive (støttemedlemmer) får du lettest oversikt over ved å ta ut personalirapporten og sortere på “ikke-aktive” og sjekke at de har medlemstype angitt slik at du kan sette korrekt pris.
- Lag nye fakturaer for sesongen
Opprettelse av fakturaer gjøres i rollen Økonomiansvarlig – Fakturering. Lag for eksempel «Medlemskontingent 2019» der du tar med alle idretters aktive og ikke-aktive i filteret. Nytt i år er at du senere kan utvide fakturafilteret med nye idretter, medlemstyper for ikke-aktive og aldersnivå om de ikke finnes allerede nå. Husk å huke av for type «medlemskontingent» så blir betalingen rapportert til NIF automatisk OG medlemmet får godkjent medlemskort i klubbappen «Spoortz» når de har betalt. Om medlemmene betaler via klubbappen kan de enkelt betale flere betalinger i EN transaksjon, og det er ikke mulig å kun betale en Treningsavgift uten å også betale årets medlemskontingent. Vi anbefaler følgende tekst i fakturaen siden klubbappen er lansert med mulighet for betaling: Last ned appen Spoortz i Appstore & Googleplay. Her kan du enkelt betale med kort/Vipps og få tilgang til dine betalinger. Du logger inn med din epost. Trykk «Glemt passord» ved førstegangs innlogging, om du ikke allerede vet ditt passord.
- Kontroller kvaliteten i fakturautvalget
Forsikre deg om at det er rett medlemsgrunnlag i utvalget, og pass på at alle medlemmene står oppført med riktig beløp. Pris settes for «aktive», «ikke-aktive» og pr. «husstand» om familiepris, eller evt. pr aldersgruppe om lag/grupper skal ha ulike beløp. Husk at alle må betale minimum kr 100 for å være et gyldig medlem hos NIF.
- Send en testfaktura
Send ut en testfaktura til deg selv via epost. Da kan du kontrollere hvordan fakturaen ser ut før du sender ut til alle medlemmene.
- Distribuer fakturaene
Pass på at alle ligger krysset av med riktig utsendelses-metode før du klikker FAKTURER. E-post er foretrukket av de fleste, men også sms, Vipps faktura eller brev er en mulighet. OBS: Nytt i år er at alle fakturaer også vises i Spoortz-Appen til betaling hos medlemmene når du klikker Fakturer. Her kan medlemmet enkelt betale med Vipps eller kort. Om du får 50% av medlemmene til å gjøre en betaling via klubbappen i år med snittpris 500 kr, så er klubben med i App-kampanjen med 50% rabatt på årets lisens på Spoortz!
Behøver du hjelp?
Er det første gang du sender ut kontingenter via Spoortz eller trenger du en oppfriskning? Support-avdelingen kan hjelpe deg på 22 44 25 00 eller [email protected] Åpningstider er 09.30-15.45 man-fre.
PS: Vi har fått bekreftet fra NIF sentralt at det er OK å fakturere og betale medlemskontingent fra Spoortz for 2019. Ettersom det har vært litt uklarheter i kommunikasjonen fra noen idrettskretser, så gjorde vi en ekstra sjekk for å være helt sikre med NIF sentralt.
Leave a Comment