Fleridrettslag har som regel flere typer idretter med ulike ledere og styrer. Det kan være vanskelig å samle alle sammen på samme plattform der hovedstyret har oversikt over alle. Ofte er det slik at de forskjellige idrettene benytter ulike systemer til påmeldinger, medlemsregister og fakturering. Det er med bakgrunn i dette at vi har jobbet i 15 år for å utvikle et totalverktøy for hele idrettslaget, uavhengig av om for eksempel turn tar betalt ved partipåmeldinger, eller om håndballen sender ut treningsavgifter halvårlig. 

Se også nedlastbar PDF nederst i blogginnlegget, som inneholder både behovsanalyse og funksjonsoversikt. Denne kan fungere som et verktøy for klubben når dere skal velge nytt system.

Det er viktig å ta stilling til hvordan foreldre med flere barn i forskjellige idretter skal forholde seg til idrettslaget. En kjent problemstilling er at medlemmer og foreldre må forholde seg til flere systemer. Resultatet er ineffektiv kommunikasjon fra klubben og foreldrene mister oversikt. Derfor er det lurt at klubbløsningen dekker hele verdikjeden fra et medlem melder seg inn til det er betalt og registrert hos NIF. 

Nøkkelen er å finne en løsning som kan dekke behovet til både lederen for ski like bra som lederen for fotball, og som gjør det enkelt for administrasjonen for hovedlaget å sende ut medlemskontingenter og kommunisere med alle medlemmer. Som regel  kan man si at jo mer totalt (les: dekkende) et system er, jo bedre egnet for fleridrettsklubber er det. Det forutsetter at de ulike verktøyene i systemet opprettholder et visst nivå, for kvantiteten kan ikke gå på bekostning av kvaliteten.

Alle idrettsklubber må benytte et NIF-godkjent medlemssystem, og de ulike leverandørene på markedet leverer naturligvis en totalitet i ulik grad. Vi har utarbeidet en liten sjekkliste som kan være til hjelp når din klubb skal kartlegge behov. Under følger en oversikt over fem punkter vi mener er viktige når en løsning skal velges.

1. Brukertilganger

Gi alle engasjerte verv i klubben ulike roller. Hvis du sitter i hovedadministrasjonen vil du gjerne ha en full oversikt over alle medlemmer, grupper (partier/lag) og påmeldinger, samt hvilke betalinger som kommer inn/er utestående gjennom de ulike kanalene. En trener derimot trenger kun tilgangen til å administrere og følge opp sine lag eller grupper. Derfor er det viktig å kunne tildele ulike roller på bakgrunn av hvilken informasjon og hvilke muligheter som skal være tilgjengelige for de ulike personene.

2.Enkel kommunikasjon

Kommunikasjon er ofte et problem i klubben da medlemmer og deres foresatte ikke alltid mottar beskjeder, og informasjon blir ikke delt på hjemmesiden på grunn av begrenset brukertilgang og dårlig brukervennlighet. Resultatet er dessverre at mange lag og grupper ender opp med å bruke Facebook eller eksterne apper. Et godt tips er å finne en app som er koblet mot klubbens medlemsregister, og gjerne også hjemmesiden for enkel publisering. Da kan trenere og administratorer kommunisere med klubbens lag og grupper, medlemmer og foresatte kan melde ifra om de kommer på trening, og trenere kan registrere oppmøte. Kanskje viktigst, vil en app som er koblet mot klubbens medlemsregister legge til rette for at medlemmene enkelt kan betale fakturaer med kort/Vipps, og trenere og administratorer enkelt kan publisere nyheter i appen som kommer direkte opp på klubbens eller lagets hjemmeside.

3.Familierelasjoner

Det kan være en stor fordel å få samlet alle søsken og familiemedlemmer på tvers av idretter i samme system, slik at foreldre får oversikt over alle sine barn fra en og samme innlogging. Dette vil gjøre det enkelt for en foresatt å betale fakturaer for sine familiemedlemmer fra eksempelvis en app, og få en fullstendig aktivitetsoversikt med mulighet for påmelding og chat per aktivitet.

4.Gode betalingsrapporter

Enhver idrettsklubb må velge et medlemssystem som er integrert med NIF sin database og gir en oversikt over betalte medlems- og treningsavgifter. I tillegg bør klubbens systemleverandør følge regnskapsmessige prinsipper, slik at dere som klubb kan hente ut fullverdige betalingsrapporter som viser alle inntekter per idrett, og som vil spare kasserer for mye unødvendig arbeid. Rapportene bør inneholde nødvendige data slik at det er enkelt for de som er økonomiansvarlige i klubben å bokføre inntekter og avstemme i sitt regnskapssystem. 

5.Påmeldingsløsning

Her er det noen funksjoner som er viktige å se etter.

  • Mulighet for å opprette flere ulike produkter, med forskjellige priser, og maks antall deltagere per produkt
  • Betaling ved påmelding, men også muligheten for påmelding til et gratis arrangement (uten betaling)
  • Filtrere og sette ulike priser basert på medlemmer, ikke-medlemmer og medlemmer med ulike gruppetilhørigheter i klubben
  • Lage arrangementer som foregår over et gitt tidsrom, men også gjentagende aktiviteter, som for eksempel treninger
  • Lage et arrangement der alle som melder seg på havner i en gruppe (lag/parti) automatisk

Dette vil legge til rette for at et bredt spekter av idretter kan arrangere blant annet idrettsskoler, kurs, treningssamlinger, dugnad, klubbshop, cuper, stevner og konkurranser, både med og uten betaling.

Spør oss om hjelp

Vi i Spoortz ønsker å være en kompetansebedrift slik at dere kan spørre oss om alt som omhandler klubbdrift. Derfor har vi dialog med et bredt spekter av idrettsklubber i Norge, både kunder og ikke-kunder. Vår erfaring er at et system med god totalitet har bedre forutsetninger for å effektivisere idrettsklubbenes hverdag. På den måten kan medlemmene enkelt melde seg på treninger, trenerne kan registrere oppmøte, og administrasjonen kan gjøre administrative oppgaver på en enkel, god og oversiktlig måte. Det er mange muligheter i dagens marked, så forhåpentligvis vil sjekklisten bidra til å velge et riktig system som passer for deres klubb!

Trykk her for å se kjøpshjelpen